LICENSE MANAGEMENT SERVICE
Was ist License Management und warum ist es wichtig?
License Management bezeichnet alle Tätigkeiten und Systeme, welche dafür sorgen, dass lizenzpflichtige Software im Unternehmen ordnungsgemäß verwendet wird. Genauer bedeutet das, Risiken sichtbar zu machen und zu minimieren, Transparenz über die eingesetzte Software zu schaffen, sowie Kosten zu managen und gegebenenfalls zu minimieren.
Software ist überall
Es gibt mittlerweile in keinem Unternehmen Bereiche, welche ohne die Unterstützung von Software auskommen. Der Verwaltung, Optimierung und dem regelkonformen Betrieb kommt daher eine hohe Bedeutung zu. Der aktuell starke Trend zu Subscription (Cloud) Lizenzen macht die Verwaltung nicht einfacher. Im Gegenteil - die Möglichkeiten von Falschnutzung, sowie Kostenfallen steigt dadurch sogar. Auf der anderen Seite muss man auch ganz klar festhalten, dass License Managementfür das Unternehmen keinen Mehrwert generiert. Durch License Management können keine neuen Kunden gewonnen werden.
Was ist LYYNX License Management Service?
LYYNX License Management Service - LMS wurde für Kunden ab einer Größe von 500 Computern entwickelt um das operative License Management abzubilden. LMS ist vor allem dann geeignet, wenn sich der Kunde bei den Basistätigkeiten auf Spezialisten verlassen will und mit den gelieferten Daten fundierte Entscheidungen für sein Unternehmen treffen will.
Operatives License Management
Operatives License Management
» Erfassung von Verträgen, Lizenzdaten, Rechnungen, Lizenzbelegen
» Inventarisierung relevanten IT Assets
» Whitespace Analyse, Gewichtung, Scoping
» Risikofeststellung, Basisdaten für Budget Erstellung
» Bilanzerstellung und Ableitung von Maßnahmen
» Task- und Prozessmanagement
» Tool Betrieb
Strategisches License Managment
» IT und Software Strategie entwickeln und umsetzen
» Vertragsverhandlungen mit Herstellern
» Schnittstelle in andere IT- und Business Prozesse
» Budgetierung
Was ist in LMS enthalten?
Tool
Als License Management Software nutzen wir die marktführende Lösung Snow License Manager. Sowohl Lizenzen als auch der Betrieb der Snow Service Provider Edition durch LYYNX ist in LMS enthalten. Auf Kundenseite sind lediglich Agents auszurollen, sowie Anbindungen an spezielle Systeme vorzunehmen.
Inventarisiert wird jedes gängige Betriebssystem, sowie ca. 1,5 Millionen kommerziell erhältliches Softwareprodukt. Eigenentwicklungen können ebenfalls erfasst werden.
Operations
Sowohl der technische als auch der fachliche Betrieb des Tools ist im Service enthalten. Das beinhaltet Agent Aktualisierung und Roll-Out, Anbindung an technische Schnittstellen, sowie die Konfiguration aller Komponenten. Der fachliche Betrieb kümmert sich um die korrekte Erfassung von Lizenzdokumenten, sowie deren Zuordnung zu den tatsächlich verwendeten Software Produkten.
LYYNX verwendet hier hoch-standardisierte Vorgehensweisen, welche den Aufwand auf Kundenseite so gering wie möglich hält.
Processes
Für einen reibungslosen Betrieb von License Management Service ist Prozessmanagement die wichtigste Komponente. Dazu gehört die Dokumentation, die Kontrolle und die Optimierung von Abläufen. Rollen und Personen müssen definiert, geschult und kontrolliert werden. Ein wichtiges Element sind “Recurring Tasks” und “Recurring Checks”, welche in definierten Intervallen ausgeführt werden (zb. Prüfen der nicht inventarisierten Geräte)
Prozesse sind nur dann effizient, wenn sie tatsächlich gelebt werden. Wir versuchen diese immer so einfach und verständlich wie möglich zu gestalten.
Controlling
LMS sieht alle drei Monate einen “Quarterly Status Call” vor, bei welchem die aktuelle Situation anhand eines vorbereiteten License Statements diskutiert, sowie aktuelle und künftige Aktivitäten diskutiert. Es werden Aufgaben definiert und im System weiter verfolgt. Einmal pro Jahr wird eine umfassende Lizenzbilanz mit vorgeschlagenen Maßnahmen für alle “Managed Vendors” erstellt.
Beim Controlling orientieren wir uns direkt an der ISO 19770:2017 Norm, welche genau diese Intervalle vorsieht.
Support
Alle Support Anfragen betreffend das Tool, den Prozessen, Fehlern sind im LMS enthalten. Zusätzlich kümmert sich LYYNX auch um die Bearbeitung von Support Tickets an SNOW. Wir bieten unserem Kunden immer alle Kanäle für das Erstellen von Support Anfragen (E-Mail, Support Portal, Chat). Ganz besonders wichtig ist uns, dass wir über die Support Line auch immer persönlich Anfragen entgegennehmen. Jeder LMS Kunde erhält einen dedizierten LMS Companion, der immer als erster Kontakt für Anfragen da ist.
License Management ist keine exakte Wissenschaft. Die Vielzahl an Anbietern, Metriken, Vertragsformen macht es nahezu unmöglich jede Eventualität vorherzusehen und zu standardisieren. LMS Support bietet hier immer Hilfe.
Consulting
Im LMS ist auch ein Basis Set an Consulting Leistungen enthalten, welche den Kunden bei Vorhaben im Bereich Software und Lizenzierung unterstützen. Das beinhaltet zum Beispiel einen “Basic Audit Support”. Dabei stellen wir alle im System vorhandenen Unterlagen audit-gerecht bereit und unterstützen auch bei der Planung des Audits. Weiters ist die jährliche Stücklisten Erstellung bei Microsoft Enterprise Agreement True Ups inkludiert.
Beim Consulting verfolgen wir einen Fair Use Ansatz. Fragen, welche unser “Daily Business” betreffen, wie zb. Microsoft Lizenzierung werden recherchiert beantwortet. Komplexe und eher längere Projekte, zb. Vertragsverhandlungen, “echte” Audit Projektbegleitung unterstützen wir gerne auf Basis Time & Material.
