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LYYNX
  • SERVICE

    Operatives License Management
    für maximale Kontrolle und Kostentransparenz

    Wir helfen Unternehmen, Softwarelizenzen rechtskonform und kosteneffizient zu verwalten – mit klarer Strategie und passenden Tools
    Jetzt Erstgespräch buchen

Typische Situationen

Stetig wachsender 
​Lizenzdschungel
​

Keine Kompetenz 
​im Unternehmen
​

Cloud und SaaS als Paradigmenwechsel
​

License Management Service

Erfassung und Pflege des Lizenzbestands

Kontinuierliche Überwachung der tatsächlichen Nutzung von Software Lizenzen mittels Tools

Verwaltung von Lizenzverträgen und Lizenzbedingungen

Regelmäßiger Abgleich von Nutzung ​und Bestand (= Lizenzbilanz)

Ableitung von Maßnahmen und deren Verfolgung


UNSER TIPP - License Management Service [LMS] von LYYNX

Operatives License Management ist Commodity, vergleichbar mit Ihrer Buchhaltung.

LYYNX bietet mit LMS eine massgeschneiderte all-in-one Lösung.

69% 
der Unternehmen haben 
Compliance Probleme

Eine Deloitte-Studie zeigt, dass 69 % der Unternehmen in den letzten 12 Monaten Probleme mit der Einhaltung von Lizenzbedingungen hatten. Deloitte ist einer von mehreren Unterenehmen, welches Software Audits im Auftrag von Herstellern durchführt. 

(Quelle: Deloitte)

Zahlen und Fakten 
​zu License Management

30% 
Bis zu 30% Einsparung durch Einführung von License Management im ersten Jahr

Laut Gartner können Unternehmen mit einem gut implementierten License Management Prozessen im ersten Jahr 25–30 % Einsparungen bei den Softwarekosten erzielen. 

Beispiele für Einsparungen bei LYYNX LMS Kunden:
Industrieunternehmen 
(5 Mrd EUR Umsatz, 12.000 Mitarbeiter) 
→ 3-15 Mio EUR Sparpotential im ersten Jahr
Mittelständisches Unternehmen 
(800 Mio EUR Umsatz, 2.000 Mitarbeiter)
→ 0,8 - 2,4 Mio EUR Sparpotential im ersten Jahr

(Quelle: Garnter)

38% 
der SaaS Ausgaben sind verschwendet

Im Gegensatz zu on-premises Software sehen wir bei SaaS einen noch größeren Anteil an nicht genutzten Lizenzen. Die Erfassung dieser Nutzung ist ohne geeignete Methoden und Werkzeuge äußerst schwierig. 


45% 
Nur 45% der SaaS Anwendungen sind von der IT gemanaged

Viele SaaS-Lösungen werden von Fachabteilungen selbst beschafft – die IT hat oft weniger als die Hälfte der Tools im Blick, was zu Shadow-IT führt. 

(Quelle: Zylo SaaS Management Index 2023)

290 
Im Schnitt sind 290 verschiedene SaaS Anwendungen pro Unternehmen im Einsatz

Durchschnittlich nutzen Unternehmen laut Okta heute über 290 verschiedene SaaS-Anwendungen, was die Notwendigkeit für SaaS-spezifisches License Management erhöht.


20% 
Unternehmen ohne License Management geben 20% zu viel für Software aus

Unternehmen ohne License Management geben 
im Schnitt 20 % zu viel für Software aus, da sie ungenutzte oder doppelt vorhandene Lizenzen nicht erkennen.

(Quelle: Vector Networks)

50% 
Software und Service (SaaS, Cloud) Kosten werden bis 2030 auf über 50% der gesamten IT Kosten steigen

Hardwarekosten werden auf einen Anteil von unter 15% zurückfallen. Interne Personalkosten auf 35%. Daher ist es wichtig, Software und Service Kosten akkurat zu managen.


20,4% 
SaaS und Public Cloud Ausgaben wachsen in 2024 um 20,4%. 
​Tendenz stark steigend

Die weltweiten Ausgaben liegen somit bei 678 Mrd USD, davon ein Drittel allein für SaaS Services


(Quelle: Gartner)

UNSER TIPP - License Management Service [LMS] von LYYNX

Von den drei IT-Budgetpositionen Personal, Hardware und Software/Services können Sie bei Software/Services signifikante Einsparungen erzielen. Unserer Erfahrung nach wird dieser Bereich am meisten vernachlässigt.

License Management Service

Operatives License Management – planbar, sicher, auditfähig

Wir übernehmen das operative License Management für Sie – mit marktführender Technologie, klar definierten Prozessen und langjähriger Expertise. 

License Management Tool


Wir setzen auf bewährte Lösungen wie Snow Atlas oder FlexeraOne ITAM. Diese Systeme sind schnell implementiert, bieten eine leistungsstarke Datenbasis und integrieren sich nahtlos in Ihre 
IT-Landschaft – inklusive umfassender Daten-anreicherung über integrierte Intelligence-Plattformen.

Vorteil: Inbetriebnahme in 8 Wochen

Technischer Betrieb


Wir übernehmen das technische Setup und den laufenden Betrieb: Rollout von Agents und Connectors, Updates, Parametrierung und laufende Optimierung. Gemeinsam mit Ihrer IT sorgen wir für reibungslose Abläufe.

Vorteil: Minimale Belastung für Ihre IT, 
maximale Stabilität.

Fachlicher Betrieb


Wir pflegen Ihre Lizenzen und Verträge laufend, stellen eine korrekte Zuordnung sicher und ermöglichen jederzeit transparente, audit sichere Reports. Auch individuelle Szenarien – z. B. für Vertragsverhandlungen – bereiten wir für Sie auf.

Vorteil: Verlässliche Datenbasis für 
fundierte Entscheidungen.

Prozesse & Integration


Im Onboarding-Projekt definieren wir gemeinsam alle Rollen, Prozesse und Schnittstellen – vom Einkauf bis zur IT. Wir sorgen dafür, dass Ihr License Management intern schlank und effizient bleibt.

Vorteil:  Klare Abläufe, reduzierte Komplexität.

Controlling & Reporting


Jedes Quartal erhalten Sie ein detailliertes License Statement mit Einsparpotenzialen, Risiken und Nutzungstrends. Gemeinsam definieren wir Maßnahmen und behalten Fortschritte im Blick.

Vorteil: Ständige Kontrolle, keine Überraschungen.

Support


Für Anfragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner (Service Manager) zur Verfügung. 

Vorteil: Direkter Draht statt Warteschleife.

Bereit für License Management Service [LMS]?

Lassen Sie uns sprechen.
Wir zeigen Ihnen, wie LMS in Ihrer Organisation funktioniert – effizient, skalierbar und 
komplett unabhängig von Herstellern oder Resellern.
Jetzt Erstgespräch buchen

Wie führen wir LMS in Ihrem Unternehmen ein – Was sind die Schritte

Schritt 1: ANALYSE

Wir erfassen Ihre aktuelle Situation und den Umfang mittels einer standardisierten Analyse. (Questionnaire, Interviews)

Schritt 2: ANGEBOT

Sie erhalten von uns ein verbindliches Angebot für 

das Ramp Up Projekt, sowie für LMS. 

Schritt 3: RAMP UP

Bei Beauftragung starten wir das 8 wöchige Ramp Up Projekt. Dabei wird die komplette Installation, sowie die Ersterfassung 

von Lizenzen und Inventar durchgeführt, sowie das Service Manual. Am Schluss erhalten Sie eine erste Lizenzbilanz.

Schritt 4: SERVICE

Der Service ist in einem Service Manual dokumentiert. 

Wir stimmen uns zyklisch zu Ihren Anforderungen ab und modifizieren bei Bedarf das Service Manual.

Sie wissen noch nicht, wie Sie das Thema 
​License Management angehen sollen?

Kein Problem. In diesem Fall empfehlen wir eines unserer beiden Discovery Angebote
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License Management

SMART CHECK

3 Wochen Durchlaufzeit

Sie erhalten eine Reifegradanalyse entsprechend ISO/IEC 19770, sowie Empfehlungen für die Einführung von License Management Prozessen.

License Management

DEEP DIVE

3 Monate Durchlaufzeit

Ergänzend zur Reifegradanalyse erhalten Sie eine detaillierte Darstellung der Situation anhand bestehender Datenquellen. Dabei werden konkrete Optimierungspotenziale aufgezeigt. Weiters erhalten Sie einen ausgearbeiteten Projektplan für die Einführung von License Management und Prozessen.

FAQ

Was ist ein Software Audit?

Jeder Software Vertrag (auch Enduser Software) enthält eine “Audit Klausel”:

Microsoft hat das Recht, nach vorheriger schriftlicher Ankündigung und in angemessenem Umfang, die Nutzung der Software sowie die Einhaltung der Lizenzbedingungen durch den Kunden zu überprüfen. Die Überprüfung kann durch Microsoft oder einen beauftragten Dritten erfolgen und umfasst, aber nicht beschränkt auf, eine Inspektion von Aufzeichnungen, Geräten und Systemen, die mit der Softwareinstallation und -nutzung in Verbindung stehen.

Der Kunde verpflichtet sich, die erforderlichen Informationen und den Zugang zu gewähren, um diese Überprüfung zu ermöglichen. Sollte die Überprüfung zu einer festgestellten Unterlizenzierung führen, ist der Kunde verpflichtet, die Differenz zu den Lizenzgebühren nachzuzahlen, einschließlich etwaiger Gebühren oder Strafzahlungen. (Text ist exemplarisch und nicht 1:1 im Lizenzvertrag enthalten

Was bedeutet das:

Der Software Hersteller hat jederzeit das Recht die Einhaltung der Lizenzbestimmungen zu überprüfen. Das bezieht sich nicht nur auf Unterlizenzierung sondern vor allem auf die viel gefährlichere Falschnutzung von Software Lizenzen.

Es ist oft nicht festgeschrieben auf welche Art diese Überprüfung erfolgen wird. Die juristisch sehr flexible Formulierung “in angemessenem Umfang” kann zu einem sehr großen internem Aufwand führen.


Was sind die Risiken eines Audits

Laut Gartner wurden 65% aller Unternehmen im letzten Jahr von zumindest einem Software Hersteller auditiert.

(Quelle: Gartner)

Die Bandbreite bei Software Audits ist sehr groß. Simple Überprüfungen bestehen nur aus einem Fragebogen der beantwortet werden muß, komplizierte Audits sind große IT Projekte, bei denen ganze Teams von Mitarbeitern auf beiden Seiten zusammenarbeiten müssen.

Welche Risiken bestehen:
  • Strafzahlungen bei Unter- oder Falschlizenzierung. 

Die Bedingungen sehen oft bis zu 20% Strafaufschlag auf normale Lizenzen vor, um die Lizenzierung wieder richtig zu stellen. Was hierbei oft vergessen wird ist, dass die Preisbasis dann oft der Listenpreis der Software ist, was real zu 50%-100% Aufschlag führt.

  • Interner Arbeitsaufwand

Bei komplizierten Audits sind oft viele Mitarbeiter monatelang mit den Auditoren beschäftigt und verursachen damit nicht geplanten Arbeitsaufwand, sowie indirekte Kosten.

  • Externe Beratungskosten

Es wird dringend empfohlen bei Audits externe Berater beizuziehen. Das verursacht zwar Kosten, kann aber wiederum andere Risiken abwenden. Im Minimum sollte ein Jurist spezialisiert auf Software Recht und ein Lizenzspezialist (zum Beispiel LYYNX) beigezogen werden. 
  • Nicht budgetierte Ausgaben

Alle vorherigen Kosten sind im Normalfall nicht budgetiert. Gartner empfiehlt Unternehmen ohne operativem License Management sogar 15% des Software Budgets für Audit Aufwände zu reservieren. 
  • Juristische Konsequenzen

Aus einer Vertragsverletzung können im schlimmsten Fall auch juristische Folgen sowohl zivilrechtlicher als auch strafrechtlicher Natur (Urheberrecht) entstehen. Uns ist zwar noch kein Fall bekannt, bei dem Haftstrafen verhängt wurden, eine allerdings ähnlich schlimme Folge wäre eine Unterlassungsklage, bei der die verwendete Software im Unternehmen nicht mehr genutzt werden darf. Das kann bei einer ERP Software existenzbedrohend sein.
  • Reputationsrisiko

Sollte das Audit und mögliche Konsequenzen an die Öffentlichkeit gelangen - größtes Risiko hierbei sind die eigenen Mitarbeiter - so führt das oft zu negativer Berichterstattung.

Unser TIPP - License Management Service [LMS] von LYYNX: 
Seien Sie jederzeit auf ein Audit vorbereitet. Zusätzlich empfehlen wir jedes Jahr – Sie kennen das von der Brandschutz Übung – 
ein Probe-Audit für einen Hersteller. 
Faktencheck: “SaaS Software ist Audit-Safe”

Software Hersteller argumentieren gerne damit, dass SaaS Software aufgrund des Lizenzmodells (User Subscriptions) besonders auditsicher ist.

Das stimmt nur teilweise. Korrekt ist, dass es kaum zu Unterlizenzierung bei SaaS Software kommt. Jedoch kann bei SaaS Software Falschnutzung (User Sharing) oder nicht erlaubte Remote Nutzung (Terminal Server) schnell zu ähnlichen Problemen wie klassische Software führen. 

Durch die Möglichkeit SaaS an vielen verschiedenen Endgeräten zu nutzen, ist die Erfassung ungleich schwieriger, als bei installierter Software. Es muß hier ein multipler Erfassungsansatz implementiert werden. 

Unser TIPP - License Management Service [LMS] von LYYNX: 
Wir empfehlen im SaaS Kontext klar definierte License Management Prozesse. Eine Datenquelle ist zu wenig, sinnvoll ist mehrere Datenquellen wie API, SSO oder CASB automatisiert zu korrelieren.
Jetzt unverbindlich beraten lassen