Warum Software Asset Management für moderne IT Abteilungen unverzichtbar ist
Und wie Unternehmen versteckte Einsparungspotenziale nutzen.
Von Stefan Pfeiffer
Einleitung
In vielen Unternehmen wachsen die Softwarelandschaften schneller, als sie kontrolliert werden können. Neue Anwendungen werden eingeführt,
alte Lizenzen nicht konsequent abgebaut – und nicht selten fehlt der vollständige Überblick über Kosten, Nutzung und vertragliche Verpflichtungen.
Software Asset Management (SAM) setzt genau an diesem Punkt an: Es schafft Transparenz über den gesamten Software-Lebenszyklus hinweg – von der Bedarfsanalyse über den Einkauf und die Nutzung bis hin zur Abkündigung. Richtig umgesetzt, hilft SAM dabei, unnötige Ausgaben zu vermeiden, Audit-Risiken zu minimieren und Prozesse im IT- und Lizenzmanagement deutlich effizienter zu gestalten.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Software Asset Management genau ist, wie es sich vom klassischen Lizenzmanagement unterscheidet – und warum SAM heute ein wesentlicher Bestandteil professioneller IT-Strategien und Einkaufsprozesse ist.
Verzeichnis
- Definition: Was ist Software Asset Management
- Was gehört alles zum Software Asset Management
- Welche Systeme und Tools unterstützen SAM?
- Manuelles vs. automatisiertes SAM
- Rollen und Verantwortlichkeiten im SAM-Prozess
- Warum SAM für Unternehmen heute unverzichtbar ist
- Typische Herausforderungen- und wie Sie diese überwinden
- Fazit: SAM als strategischer Wettbewerbsvorteil
1. Definition: Was ist Software Asset Management?
Software Asset Management (SAM) bezeichnet den systematischen Prozess zur Verwaltung und Optimierung aller Software-Assets in einem Unternehmen – über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Ziel ist es, jederzeit einen vollständigen, rechtssicheren und wirtschaftlichen Überblick über eingesetzte Softwareprodukte, Lizenzen, Nutzung und Verträge zu erhalten.
SAM beginnt idealerweise bereits mit der Bedarfsanalyse, begleitet die Beschaffung und Implementierung, überwacht die tatsächliche Nutzung und endet mit der Abkündigung oder Rückgabe von Lizenzen. Dabei unterstützt es sowohl operative Abläufe als auch strategische Entscheidungen in
IT, Einkauf und Controlling.
Ein häufiger Irrtum besteht darin zu glauben, dass eine CMDB (Configuration Management Database) bereits ausreicht, um SAM vollständig abzudecken. Zwar liefert eine CMDB wertvolle Informationen über installierte Software auf Endgeräten, doch sie erfasst nicht automatisch Lizenzvereinbarungen, Nutzungsrechte, vertragliche Bedingungen oder wirtschaftliche Aspekte. Diese kaufmännischen und lizenzrechtlichen Dimensionen sind jedoch entscheidend, um Software wirtschaftlich und rechtskonform zu managen.
Wichtig ist die Abgrenzung zu verwandten Disziplinen:
Lizenzmanagement fokussiert sich primär auf die Einhaltung lizenzrechtlicher Vorgaben.
IT Asset Management (ITAM) wiederum betrachtet Hardware und Software gleichermaßen – jedoch oft auf technischer Ebene.
SAM verbindet beide Perspektiven, geht aber darüber hinaus: Es verknüpft rechtliche, kaufmännische und technische Informationen zu einem ganzheitlichen Steuerungsinstrument.
Angesichts wachsender IT-Komplexität, vermehrter Cloud-Nutzung und immer häufigeren Hersteller-Audits ist SAM heute kein reines IT-Thema
mehr – sondern eine unternehmensweite Verantwortung. Wer hier keine Klarheit schafft, riskiert nicht nur unnötige Kosten, sondern auch rechtliche und sicherheitsrelevante Konsequenzen.
2. Was gehört alles zum Software Asset Management?
SAM wird oft mit Lizenzverwaltung gleichgesetzt – doch in Wahrheit ist es ein ganzheitlicher Prozess, der weit über Excel Tabellen hinausgeht.
Wer den vollen Nutzen ausschöpfen will, muss den gesamten Lebenszyklus der Software im Blick haben.
Ziel ist es, jede Phase kontrolliert und nachvollziehbar zu gestalten – vom ersten Bedarf bis zur Entfernung der Software aus dem Unternehmen.
Die fünf Phasen des Software-Lebenszyklus:
Bedarf:
Alles beginnt mit der Frage: Welche Software wird wirklich benötigt – und warum? In dieser Phase wird geprüft, ob bestehende Lösungen erweitert werden können oder ob eine neue Software angeschafft werden muss.
Beschaffung:
Ist die Entscheidung gefallen, wird die passende Lizenzform gewählt und eingekauft – idealerweise unter Berücksichtigung von Nutzung, Vertragsbedingungen und späterer Skalierbarkeit.
Deployment (Installation und Bereitstellung):
Die Software wird installiert und den Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt. Hier ist es wichtig, den Überblick zu behalten: Welche Version wurde wo installiert – und mit welcher Lizenz?
Nutzung:
Jetzt zeigt sich, ob die Software auch tatsächlich verwendet wird. Durch SAM kann genau nachvollzogen werden, ob Lizenzen aktiv genutzt oder nur „auf Vorrat“ gekauft wurden.
Deinstallation oder Stilllegung:
Wird eine Software nicht mehr benötigt, sollte sie auch vollständig entfernt oder deaktiviert werden – um Kosten zu sparen und Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
Um diese Phasen effizient zu steuern, braucht es mehr als manuelle Prozesse – hier kommen spezialisierte SAM-Tools ins Spiel.
3. Welche Systeme und Tools unterstützen SAM?
Ein effizientes Software Asset Management ist ohne geeignete technische Unterstützung kaum möglich – insbesondere in mittelgroßen und großen IT-Umgebungen mit einer Vielzahl an Anwendungen, Plattformen und Lizenzmodellen. Manuelle Erfassungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Um SAM wirkungsvoll umzusetzen, braucht es spezialisierte Systeme, die technische, kaufmännische und lizenzrechtliche Informationen zuverlässig zusammenführen.
Folgende Systemtypen spielen dabei eine zentrale Rolle:
Discovery-Tools erfassen automatisiert, welche Software auf welchen Geräten installiert ist. Sie bilden die technische Basis für Transparenz im Netzwerk und liefern Informationen wie Versionen, Installationsstatus und Nutzungshäufigkeit.
CMDBs (Configuration Management Databases) dokumentieren die Beziehung zwischen Hard- und Softwarekomponenten in der IT-Infrastruktur. Sie zeigen beispielsweise, welche Software auf welchem Server oder Client betrieben wird.
→ Wichtig: Eine CMDB ist hilfreich, aber sie ersetzt kein spezialisiertes SAM-System, wie jenes von Snow / Flexera. Denn sie erfasst in der Regel keine Lizenzverträge, Lizenzmetriken oder Nutzungsrechte – und erlaubt daher keine rechtskonforme Lizenzbewertung.
Lizenzdatenbanken ermöglichen die zentrale Erfassung und Pflege von Lizenzinformationen, Vertragslaufzeiten, Bezugsquellen und Lizenztypen. Sie helfen dabei, Lizenzmodelle (z. B. Named User, Concurrent Use, Processor-based) korrekt abzubilden und mit der tatsächlichen Nutzung abzugleichen.
Erst durch die Verknüpfung dieser Informationen entsteht ein vollständiges Bild, das es erlaubt, Software nicht nur technisch zu inventarisieren, sondern auch wirtschaftlich und rechtlich korrekt zu managen. Moderne SAM-Tools integrieren diese Funktionen häufig in einer zentralen Plattform – idealerweise mit automatisierten Abgleichen, Reports und Handlungsempfehlungen.
4. Manuelles vs. automatisiertes SAM
In vielen Unternehmen beginnt Software Asset Management mit guten Absichten – aber einfachen Mitteln. Lizenzunterlagen werden gesammelt, Excel-Listen gepflegt, Installationen manuell dokumentiert oder aus bestehenden IT-Systemen zusammengestellt. Die Daten stammen oft aus verschiedenen Quellen: Einkaufssysteme, Inventarlisten, Active Directory, SCCM oder CMDBs.
Diese Form des „manuellen SAM“ basiert also auf verstreuten Informationen, die zeitaufwendig zusammengeführt, gepflegt und interpretiert werden müssen.
Was anfangs noch überschaubar wirkt, wird mit wachsender Unternehmensgröße schnell zum Problem.
Die Grenzen des manuellen SAM
- Verteilte Datenquellen: Informationen zu Lizenzen, Installationen und Nutzung liegen in verschiedenen Systemen – oft ohne direkten Bezug zueinander.
- Fehlende Aktualität: Manuelle Pflege führt zwangsläufig zu veralteten oder inkonsistenten Daten.
- Hoher Abstimmungsaufwand: IT, Einkauf und Controlling arbeiten mit unterschiedlichen Informationsständen – und treffen Entscheidungen auf unsicherer Basis.
- Nicht auditfähig: Eine strukturierte und nachvollziehbare Lizenzbilanz ist so kaum möglich – insbesondere bei komplexen Lizenzmodellen.
Warum automatisiertes SAM ab einer gewissen Größe unverzichtbar ist
Sobald ein Unternehmen eine bestimmte Nutzerzahl oder Systemlandschaft erreicht – beispielsweise mehrere Standorte, über 500 Mitarbeitende oder den Einsatz von Cloud- und On-Premise-Lösungen parallel – wird ein professionelles, automatisiertes SAM-System zur Notwendigkeit.
Diese spezialisierten Tools bieten entscheidende Vorteile:
- Automatisierte Datenaggregation: Technische und kaufmännische Informationen aus verschiedenen Quellen werden zentral zusammengeführt.
- Echtzeit-Abgleich: Lizenzen und tatsächliche Nutzung lassen sich laufend vergleichen – inklusive Warnungen bei Abweichungen.
- Skalierbarkeit: Auch wachsende IT-Landschaften bleiben kontrollierbar, ohne dass der Verwaltungsaufwand ins Unermessliche steigt.
- Transparenz auf Knopfdruck: Für Audits, Budgetplanung oder Vertragsverhandlungen stehen jederzeit verlässliche Daten zur Verfügung.
Manuelles SAM ist in kleinen Umgebungen ein möglicher Einstieg. Doch ab einer gewissen Größenordnung führt kein Weg mehr an automatisierten, spezialisierten Lösungen vorbei – wenn Transparenz, Sicherheit und Effizienz gewährleistet sein sollen.
5. Rollen und Verantwortlichkeiten im SAM-Prozess
Software Asset Management ist keine Einzelaufgabe – sondern ein bereichsübergreifender Prozess, der nur dann funktioniert, wenn Zuständigkeiten klar definiert sind. Anders als häufig angenommen, liegt die Verantwortung dafür nicht allein in der IT. Damit SAM dauerhaft funktioniert, müssen mehrere Abteilungen eng zusammenarbeiten.
Typisch involvierte Rollen im Unternehmen:
- IT-Abteilung: Zuständig für die technische Umsetzung, insbesondere für die Erfassung installierter Software, Systemintegration und Betrieb der SAM-Tools.
- Einkauf: Verantwortlich für Vertragsverhandlungen, Lizenzbeschaffung, Preisvergleiche und die Bewertung wirtschaftlicher Aspekte.
- Lizenzmanager / SAM-Verantwortliche: Koordinieren den Gesamtprozess, verwalten Lizenzdaten, erstellen Compliance-Berichte und sorgen für Transparenz gegenüber allen Beteiligten.
- Controlling: Liefert Input für Budgetplanung und prüft Einsparpotenziale.
- Recht / Legal / Compliance: Bewertet Lizenzverträge juristisch und prüft Risiken im Falle eines Audits oder bei Vertragsverletzungen.
Warum SAM kein reines IT-Thema ist
SAM betrifft zwar die IT-Infrastruktur, ist aber weit mehr als eine technische Bestandsaufnahme. Es geht um wirtschaftliche Steuerung, Risikominimierung und strategische Planung. Ohne Mitwirkung aus Einkauf, Controlling und Recht lassen sich diese Ziele kaum erreichen.
Deshalb empfiehlt es sich, die Rollen im SAM-Prozess strukturiert festzuhalten – etwa in einer klaren Verantwortungsmatrix (z. B. RACI-Modell), die regelt, wer für welche Aufgaben zuständig, beteiligt oder zu informieren ist.
Ein solcher strukturierter Ansatz legt den Grundstein für ein funktionierendes SAM – und schafft die Basis für einen transparenten und auditfesten Umgang mit Software.
Im nächsten Schritt stellt sich die Frage: Warum lohnt sich dieser Aufwand eigentlich – und welchen konkreten Nutzen bringt SAM dem Unternehmen?
6. Warum SAM für Unternehmen heute unverzichtbar ist
Software Asset Management bietet nicht nur einen besseren Überblick über Lizenzen – es schafft messbaren Mehrwert in mehreren Bereichen. In einer zunehmend komplexen IT-Welt mit vielfältigen Lizenzmodellen, hybriden Systemlandschaften und wachsendem Audit-Druck ist SAM für viele Unternehmen längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.
1. Kostenkontrolle und Einsparpotenzial
Viele Unternehmen zahlen für Lizenzen, die sie gar nicht aktiv nutzen. Dieses Phänomen – auch als Shelfware bekannt – lässt sich durch SAM sichtbar machen. Nicht genutzte Software kann stillgelegt oder wiederverwendet werden (Reharvesting), anstatt neue Lizenzen zu kaufen. So lassen sich Budgets effizienter nutzen – ohne Einschränkungen für die Anwenderinnen und Anwender.
2. Schutz vor Audits und Lizenzrisiken
Hersteller-Audits sind keine Seltenheit mehr – und sie kommen oft kurzfristig. Ohne SAM fehlt die Datengrundlage, um Lizenznachweise strukturiert und vollständig vorzulegen. Das kann zu hohen Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar juristischen Konsequenzen führen. Ein funktionierendes SAM reduziert dieses Risiko deutlich und stärkt die Verhandlungsposition gegenüber Herstellern.
3. Beitrag zur IT-Sicherheit
Unautorisierte Softwareinstallationen, sogenannte Schatten-IT, sind ein Sicherheitsrisiko. SAM hilft dabei, solche Installationen zu identifizieren und konsequent zu entfernen. Gleichzeitig können sicherheitsrelevante Updates und Lizenzbedingungen (z. B. bei End-of-Life-Produkten) besser überwacht werden.
4. Nachhaltigkeit und Ressourceneffizienz
Lizenzen sind digitale Ressourcen – und wie jede Ressource sollten sie sparsam und verantwortungsvoll eingesetzt werden. Durch gezielte Wiederverwendung und bedarfsgerechte Lizenzverteilung trägt SAM dazu bei, den ökologischen Fußabdruck der IT zu verringern – ein Aspekt, der im Rahmen von ESG-Initiativen und Corporate Sustainability Reports zunehmend an Bedeutung gewinnt.
5. Software-Nutzung ≠ Software-Besitz
Der häufigste Denkfehler: „Wir haben die Lizenz gekauft, also ist alles in Ordnung.“ Doch die tatsächliche Nutzung stimmt oft nicht mit dem vereinbarten Lizenzmodell überein. SAM macht diese Abweichungen sichtbar – und zeigt, wo Lizenzen überdimensioniert, falsch zugewiesen oder unnötig gekauft wurden. Das eröffnet konkrete Optimierungsmöglichkeiten, die ohne SAM nicht erkennbar wären.
Allerdings zeigt sich in der Praxis auch: Der Weg zu einem funktionierenden SAM ist nicht immer einfach. Fehlende Datenqualität, unklare Zuständigkeiten oder eine fragmentierte Systemlandschaft gehören zu den häufigsten Stolpersteinen – insbesondere beim Einstieg. Welche Herausforderungen Unternehmen dabei typischerweise begegnen, und wie Sie diese gezielt überwinden können, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
7. Typische Herausforderungen – und wie Sie diese überwinden
Software Asset Management bietet viele Vorteile – doch der Weg dorthin ist nicht frei von Hürden. In der Praxis begegnen Unternehmen immer wieder ähnlichen Problemen, die eine effektive Umsetzung verzögern oder erschweren. Die gute Nachricht: Mit einem klaren Plan und dem richtigen Setup lassen sich diese Herausforderungen gezielt bewältigen.
1. Fehlende Datenqualität und fragmentierte Tool-Landschaft
Eine der häufigsten Hürden ist die mangelnde Qualität und Konsistenz der zugrunde liegenden Daten. Lizenzinformationen, Nutzungsdaten und Vertragsdetails liegen oft in verschiedenen Systemen vor – von Excel-Tabellen über Einkaufssysteme bis hin zu CMDBs. Diese Daten sind selten vollständig, aktuell oder miteinander verknüpft.
Was hilft:
- Eine zentrale Datenbasis schaffen – idealerweise über eine SAM-Lösung, die verschiedene Quellen integriert.
- Verantwortlichkeiten für Datenpflege klar definieren.
- Datenqualität regelmäßig prüfen und durch automatisierte Discovery-Tools verbessern.
2. Schatten-IT und nicht gemeldete Installationen
Wenn Mitarbeitende Software ohne Freigabe der IT installieren oder nutzen, entstehen Risiken für Lizenzverstöße und Sicherheitslücken. Diese sogenannte Schatten-IT ist in vielen Unternehmen Realität – und oft nicht sichtbar, solange keine technischen Kontrollen vorhanden sind.
Was hilft:
- Einsatz von Discovery-Tools, die unautorisierte Installationen erkennen.
- Klare Kommunikationswege etablieren: Wer darf Software bestellen oder installieren?
- Prozesse einführen, bei denen neue Software zentral erfasst und geprüft wird.
3. Komplexität durch hybride Infrastrukturen (On-Prem, SaaS, Cloud)
Mit dem Übergang zu Cloud-basierten Anwendungen und SaaS-Modellen steigt die Komplexität im Lizenzmanagement erheblich. Neben klassischen On-Premise-Lizenzen müssen nun auch Abonnements, Nutzungsrechte und Service-Level-Vereinbarungen berücksichtigt werden – oft mit ganz eigenen Regeln.
Was hilft:
- SAM-Tools wählen, die sowohl klassische als auch Cloud-Modelle abbilden können.
- Cloud-Verträge in die zentrale Lizenzdokumentation integrieren.
- Regelmäßige Abgleiche der tatsächlichen Nutzung mit den gebuchten Paketen durchführen – insbesondere bei großen SaaS-Anbietern wie Microsoft, Adobe oder Salesforce.
Wenn Unternehmen diese Stolpersteine frühzeitig erkennen und gezielt adressieren, entsteht weit mehr als nur ein geordneter Lizenzbestand: Es entsteht ein belastbares Fundament für Transparenz, Effizienz und Sicherheit im gesamten Software-Management.
Und genau hier liegt der eigentliche Mehrwert von SAM – nicht nur als Kontrollinstrument, sondern als strategischer Hebel, mit dem Unternehmen ihre IT-Landschaft aktiv gestalten, Budgets besser steuern und Risiken frühzeitig minimieren können.
Wenn Sie diese Stolpersteine erfolgreich umgehen, wird SAM zum strategischen Hebel – und genau das beleuchten wir im nächsten Abschnitt.
8. Software Asset Management als strategischer Wettbewerbsvorteil
Software Asset Management ist weit mehr als ein technischer Verwaltungsprozess. Es ist ein unternehmensweites Steuerungsinstrument, das IT, Einkauf, Controlling und Compliance miteinander verbindet – und genau dort ansetzt, wo Unternehmen heute unter hohem Effizienz- und Kostendruck stehen.
Wer SAM konsequent aufsetzt, spart nicht nur Lizenzkosten, sondern gewinnt Kontrolle, Sicherheit und Entscheidungsfreiheit zurück. Anstatt auf Audits oder Budgetüberschreitungen zu reagieren, schaffen Sie mit SAM die Grundlage für vorausschauendes Handeln – unabhängig von Herstellerbindung, Infrastruktur oder Unternehmensgröße.
Je früher Sie beginnen, desto schneller profitieren Sie: von klaren Verantwortlichkeiten, verlässlichen Daten und belastbaren Auswertungen.
Starten Sie jetzt – mit einem ersten, überschaubaren Schritt:
Ob Tool-Auswahl, Bestandsaufnahme oder Pilotprojekt: Wir unterstützen Sie dabei, SAM in Ihrem Unternehmen strukturiert und praxisnah aufzubauen.
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