Die Lizenzkosten steigen immer weiter - wie können Sie diese vermeiden?
Von Uwe Franke
Neuerliche Ankündigung von Microsoft - im Sommer 2026 steigen die Preise erneut. Ankündigung erfolgt in einem Blogartikel.
Kurz zusammengefasst – neue KI-Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen, dafür höhere Preise!
Wesentliche Neuerungen:
- Copilot Chat
- Verbesserte Sicherheit
- Mehr IT-Tools
wird weiter ausgebaut und tief in Office-Apps integriert, inklusive Kalender- und Posteingangsverständnis sowie Agentenfunktionen.
Erweiterte E-Mail-Schutzfunktionen werden in Office 365 E3/Microsoft 365 E3 integriert; mehr URL-Schutz auch für E1 und Business-Tarife.
Zusätzliche Intune-Funktionen für Endpunktmanagement (z. B. Remote Help, Advanced Analytics) kommen in E3/E5.
- Security Copilot
wird in die Arbeitsabläufe von Security-Teams eingebettet und für alle Microsoft 365 E5-Kunden verfügbar.
Microsoft betont fortlaufende Investitionen in Innovation, Produktivität und Sicherheit – über 1.100 neue Funktionen im letzten Jahr – und sieht diese Updates als nächsten Schritt in eine KI-gestützte, sichere Zukunft.
Copilot Chat
Ist bereits kostenlos verfügbar, soll aber noch weiter ausgebaut, verbessert, und erweitert werden, vor allem in die Office-Apps wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
Die meisten Anwender nutzten nicht alle Features, die diese Applikationen bieten - es kann sein, dass nun weitere ungenutzte Features hinzu kommen.
- Die meisten arbeiten nur mit Grundfunktionen wie:
- einfache Formeln (SUMME, WENN, VERKETTEN …)
- Sortieren/Filtern
- einfache Formatierungen
- grundlegende Diagramme
→ In Zukunft dafür teurer, aber dafür mit KI-Unterstützung?
Verbesserte Sicherheit
Microsoft Defender für Office 365 Plan 1 wird in M365E3 integriert - war bisher nur in der M365E5 Suite oder M365E5 Defender Suite vorhanden oder als eigenständiger Plan erhältlich.
Wird standardmäßig für ALLE Benutzer im Tenant aktiviert (alle Nutzer müssten laut Microsoft Produktbestimmungen lizenziert werden!!!) - Administratoren müssen dann sicherstellen, dass nur Lizenzierte Nutzer von diesem Service profitieren können.
Mehr IT-Tools
Intune Remote Help: wird auf Tenant-Ebene aktiviert und kann nicht eingeschränkt werden.
Hat der Hersteller Zugriff auf den Tenant, können die aktivierte Services eingesehen werden, Nachforderungen könnten die Folge sein.
Es ist nicht das erste Mal, dass Microsoft Preise erhöht - hier eine kleine Chronologie...
Ankündigung vom 19. August 2021
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ab 01. März 2022 werden nach über 10 Jahren das erste Mal die Preise erneuert - für Office 365
je nach Produkt / Suite um 8% - 25%
Ankündigung vom 5. Jänner 2023
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mit 01.April 2023 wird Microsoft seine Preise für Cloud Produkte weltweit angleichen um einheitliche Preise zu erhalten und an den US-Dollar anzupassen.
Zukünftig wird Microsoft dies halbjährlich überprüfen und unter Berücksichtigung der Wechselkursschwankungen gegenüber dem USD bewerten.
In Euro Ländern waren das +11%.
→ Seitdem wurde kein Preis reduziert!
In Euro Ländern waren das +11%.
→ Seitdem wurde kein Preis reduziert!
Ankündigung vom 12. November 2024
→ Link
Mit 01. April 2025 werden die Preise bei folgenden Produkten angepasst:
- Teams Phone + 5%
- Power BI Pro und Power BI Premium + 40%
Ankündigung vom 12. April 2024
→ Link
Dynamics 365 Produkte werden um +10% preislich “upgedatet” ab dem 01. Oktober 2025.
Ankündigung vom 12. August 2025
→ Link
Mit 01. November 2025 werden für Online Services / Subscriptions die Preise in den Preislevel A bis D vereinheitlicht - auf das Niveau von Level A.
Für Level D-Endkunden entsteht bei Vertragsverlängerung ein neuer Basispreis, der 13% höher ist als im bestehenden Vertrag.
Ein weiterer Schritt, das Enterprise Agreement für die Zukunft zu beerdigen und das Microsoft Customer Agreement zu “pushen” (weg von Vertragspartnern, die sich extra weiterbilden und zertifizieren lassen müssen - hin zu Bieterschlachten, bei der alle Microsoft-Partner mitmachen können).
Ankündigung vom 4. Dezember 2025
→ Link
Mit 1. Juli 2026 - Anpassung bei folgenden Produkten – mehr Funktionalitäten.
Die Währungsschwankung wären zwar ca. -10% - aber im €uro-Raum sind wir auch mit -7,4 % zufrieden - wir wollen ja nicht, dass Microsoft am Hungertot nagt und eventuell bei den Investitionen in die Cloud/KI zu sparen anfängt.
Auch wäre einen Anpassung bereits im Oktober 2025 möglich/notwendig gewesen, durch diese Verzögerung werden aber sicherlich die Aktionäre wieder zufrieden gestellt.
Fallbeispiel:
Kunde hat ein Enterprise Agreement im Level D (ab 15.000 Seats) mit M365E3, einige User verwendend die Festnetztelefonie, Meetingräume mit Teams, einige Power BI Pro, im Vertrieb ist Dynamics 365 CRM im Einsatz.
Zusätzliche Produkte wie Visio, Project, Exchange Online oder Copilot ebenso wie Produkte für die Infrastruktur (z.B.Windows/SQL Server) nicht berücksichtigt.
Ebenfalls nicht berücksichtigt sind Steigerungen der Mengen oder Umstieg auf andere Produkte (z.B. M365E3 auf M365E5).
Ein Kunde im Level D kauft auf sicherlich nicht zum Listpreis ein sondern erhält in den Vertragsverhandlungen noch einen Rabatt, dieser wird aber eigentlich die letzten Jahre eher geringer, außer man kauft das, was Microsoft will, dann sind auch höhere Rabatte möglich.
Preise aus den jeweils gültigen Preislisten - Vertragsverlängerung alle 36 Monate
→ Vertragsbeginn 01. Juli 2020 - Laufzeit bis 30.Juni 2023
→ Renewal 01. Juli 2023 - Laufzeit bis 30. Juni 2026
Vertrag für 3 Jahre wird um 22,50% teurer - um 3.464.056,80€ Mehrkosten
Teams Room Standard gibt es nicht mehr - der Kunde muss Teams Room Pro erwerben (mehr Funktionen) - auch wenn diese nicht benötigt werden.
Renewal 01. Juli 2026 - Laufzeit bis 30. Juni 2029
Alle Funktionalitäten und Services gleich wie im Vorvertrag.
Vertrag für 3 Jahre wird um 18,00% teurer - um 3.394.864.80€ Mehrkosten
Prognose für Juli 2026
Softwarekosten lassen sich auf mehreren Ebenen wirksam reduzieren – organisatorisch, vertraglich und technisch.
1. Transparenz schaffen (Basis für alles)
- Zentrale Übersicht über eingesetzte Software, Lizenzen und Nutzer
- Regelmäßige Auswertungen (z. B. mit SAM-Tools wie Snow)
- Abgleich von gekauften vs. tatsächlich genutzten Lizenzen
👉 Was man nicht kennt, kann man nicht optimieren.
2. Überlizenzierung vermeiden
- Ungenutzte oder selten genutzte Lizenzen identifizieren und abbauen
- Downgrade auf günstigere Editionen (z. B. von E5 auf E3, wo möglich)
- Rollenbasierte Lizenzierung statt „One size fits all“
3. Kontinuierliches Lizenzmanagement etablieren
- Regelmäßige Reviews statt punktueller Aktionen vor Vertragsende
- Frühzeitige Vorbereitung auf Verlängerungen
- Laufende Compliance-Prüfung zur Vermeidung von Nachzahlungen
4. Verträge und Konditionen aktiv verhandeln
- Volumen bündeln und strategisch verhandeln
- Zusatzprodukte kritisch hinterfragen
- Laufzeiten, Zahlungsmodelle und Rabattstaffeln optimieren
- Vergleich von Herstellerangeboten und Alternativen
5. Lifecycle-Management verbessern
- Automatisiertes On-/Offboarding (Lizenz zuweisen und entziehen)
- Lizenzen bei Mitarbeiterwechsel oder Austritt sofort zurückholen
- Temporäre Lizenzen für Projekte statt Dauerlizenzen
6. Alternativen und Standardisierung prüfen
- Open-Source- oder günstigere Alternativprodukte evaluieren
- Applikationslandschaft vereinheitlichen
- Schatten-IT reduzieren
7. Outsourcing & Experten-Know-how nutzen
- Externe Lizenzexperten für komplexe Hersteller (z. B. Microsoft, Oracle)
- Reduktion interner Aufwände und Fehlentscheidungen
- Planbare Kosten statt unerwarteter Nachzahlungen
Kurz gesagt:
Kosten sinken dort am stärksten, wo Transparenz, klare Prozesse und aktive Steuerung zusammenkommen.
Oft reichen schon wenige gezielte Maßnahmen, um spürbare Einsparungen zu erzielen.
Auch die Unterstützung bei Vertragsverhandlungen durch externe Experten kann schon sehr viel Geld einsparen - die externen Experten haben vielleicht schon mehr Verträge mit Microsoft verhandelt/begleitet und können Ihre Erfahrungen auch bei Ihren Verhandlungen mit einbringen.
Auch können diese Experten hinweisen, auf was bei der Lizenzierung bei Microsoft zu achten ist, welche Auswirkungen die Produktsuiten auf Ihre Compliance und ev. Nachforderungen durch den Hersteller haben könnte (z.B. Tenant-Aktivierung die nicht einschränkbar ist).
Die Kosten eines solchen Projektes haben sie normalerweise in den Vertragsverhandlungen wieder wettgemacht - ohne, dass Sie ihre Services oder Infrastruktur komplett umbauen müssen.
Beginnen Sie jetzt mit einem unverbindlichen Erstgespräch – und verschaffen Sie sich Klarheit über das tatsächliche Optimierungspotenzial Ihres Lizenzbestands.
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